Perché avere un gestionale PEC? Ecco i principali vantaggi

L’articolo in breve

Il mercato delle PEC in Italia 

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è una tipologia di posta che ha un ruolo chiave nella digitalizzazione dei processi amministrativi e comunicativi in Italia. Nata come soluzione per garantire la tracciabilità e il valore legale delle comunicazioni elettroniche, oggi rappresenta uno standard adottato su larga scala dalla Pubblica Amministrazione, piccole, grandi aziende e professionisti. 

A testimoniare la crescita del ruolo delle PEC, i dati dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) ci mostrano che nel 2023 erano attive oltre 16 milioni di caselle PEC, associate a 261.893 domini e solo in quell’anno, sono stati inviati circa 2,5 miliardi di messaggi PEC. Le proiezioni per il 2026, elaborate dall’International Data Corporation (IDC), stimano una crescita fino a 20 milioni di caselle e 3,5 miliardi di messaggi inviati. Si prevede, inoltre, che la PEC sostituirà la posta tradizionale per almeno 150 milioni di comunicazioni nel corso del 2026. 

Nella seguente infografica, tratta dai dati di IDC, si può osservare quanto tempo si risparmia ogni anno in Italia grazie all’uso delle PEC, al posto dei servizi postali tradizionali, considerando che si misura il tempo risparmiato in termini di FTE (Full Time Equivalent), ossia persone che lavorano a tempo pieno per un anno.

Ma come per ogni strumento strategico, anche la PEC richiede un sistema di gestione adeguato. Avere un gestionale PEC non significa solo semplificare la ricezione e l’invio dei messaggi, ma portare efficienza, sicurezza e integrazione nei flussi aziendali. 

  

I principali vantaggi di un gestionale PEC

Un gestionale PEC è un software pensato per gestire in modo centralizzato, efficiente e sicuro una o più caselle di Posta Elettronica Certificata (PEC), soprattutto in ambito aziendale o professionale. Serve a superare i limiti delle interfacce webmail tradizionali offerte dai provider PEC. 

Vediamo insieme alcuni dei vantaggi che si possono ottenere grazie a uno strumento in grado di gestire le PEC all’interno della propria azienda, piccola o grande che sia. 

Ottimizzazione di tempo e risorse grazie all’automatizzazione

Spesso le aziende si ritrovano con decine di caselle PEC affidate a reparti diversi, gestite manualmente dal personale. Questa frammentazione, oltre ad aumentare il rischio di perdita di informazioni, comporta un notevole dispendio in termini di tempo, considerando il processo standard che implica l’invio di messaggi, lo smistamento della posta in entrata, le aperture, gli inoltri e l’archiviazione nelle diverse cartelle. 

Un gestionale PEC permette di velocizzare i processi, riducendo i tempi: gli invii sono automatizzati e le comunicazioni in entrata vengono direttamente instradate al reparto competente in base a criteri predefiniti, come il mittente o l’oggetto del messaggio. Un sistema strutturato permette di configurare flussi predefiniti in entrata e in uscita, velocizzando le attività, ma anche liberando risorse da impiegare in attività a maggior valore. Questo è particolarmente utile per aziende ed enti che gestiscono cicli ricorrenti di comunicazione come l’invio di fatture elettroniche, solleciti di pagamento, convocazioni ufficiali o notifiche contrattuali.  

Riduzione di errori e ritardi grazie a un gestionale PEC

L’automatizzazione di parte dei processi contribuisce in modo significativo alla riduzione degli errori nei processi aziendali legati alla posta certificata.

Grazie a un gestionale PEC ogni messaggio può essere assegnato, monitorato e tracciato lungo tutto il suo ciclo di gestione, riducendo i rischi di dimenticanze, doppie lavorazioni o risposte tardive. I sistemi di conservazione automatica, integrati nei gestionali più evoluti, assicurano che ogni messaggio venga archiviato correttamente e in conformità con la normativa vigente, liberando gli utenti da operazioni manuali spesso soggette a imprecisioni. Anche le funzionalità di controllo e notifica rendono più difficile che una PEC importante passi inosservata, segnalando eventuali scadenze, ritardi o problemi di recapito.

Sicurezza, conformità e tracciabilità dei processi che riguardano le PEC

Le PEC hanno valore legale e per questo sono soggette a vincoli stringenti in termini di tracciabilità e sicurezza. La normativa GDPR, ad esempio, impone che ogni dato sensibile sia protetto, accessibile solo a chi ne ha diritto e monitorato in caso di accesso o modifica. 

Un gestionale PEC consente di: 

• monitorare gli accessi; 
• tenere traccia di ogni apertura, inoltro, archiviazione; 
• archiviare i messaggi in conformità alle politiche aziendali e alle normative. 

Questo garantisce la possibilità di eseguire audit interni e rispondere con trasparenza in caso di contenziosi o ispezioni. 

 

Gestipec: la soluzione che semplifica la gestione delle PEC aziendali 

A fronte di tutti questi vantaggi, RES ha sviluppato Gestipec, una soluzione completa, scalabile e integrabile, progettata per aziende di grandi dimensioni, ma anche studi professionali, PMI e tutte quelle organizzazioni che hanno la necessità di gestire grandi quantità di mail PEC in modo rapido, efficiente e sicuro.

Gestipec permette di centralizzare, controllare e automatizzare il flusso delle PEC aziendali in un’unica piattaforma web.  

Tra le principali funzionalità, offre: 

• Gestione sicura e automatica dell’invio di grandi volumi di PEC; 
• Smistamento della posta in entrata in modo automatico e personalizzabile in base a mittente, contenuto o altri criteri; 
• Registrazione di ogni passaggio alla ricezione di PEC per offrire un monitoraggio trasparente delle attività. 
• La piena conformità alle normative sulla privacy e una tracciabilità completa di ogni operazione svolta. 

Gestipec offre efficienza, trasparenza e sicurezza nella gestione di un canale ormai indispensabile e in molti casi obbligatorio.