CASO DI SUCCESSO: WebRatio per Università e Centri di Ricerca
Grazie al Gestionale per la Ricerca, oltre 2500 utenti gestiscono con efficienza più di 2000 progetti e 12.000 contratti di ricerca. La piattaforma migliora la governance della ricerca, ottimizzando i flussi di lavoro e riducendo il carico amministrativo per Università e Centri di Ricerca.
IL CONTESTO
Nelle Università e nei Centri di Ricerca, la gestione dei progetti è spesso frammentata tra dipartimenti e uffici, con processi disomogenei e molteplici strumenti che rallentano le attività. L’assenza di uno singolo strumento e la coesistenza di molteplici applicazioni per la gestione dei processi genera inefficienze e ostacoli operativi.
Questa situazione comporta un elevato carico di lavoro aggiuntivo per docenti, ricercatori e personale amministrativo, aumentando il rischio di errore e compromettendo l’efficienza operativa. Inoltre, la mancanza di una visione aggregata e sempre aggiornata rende complessa la governance, incidendo negativamente sulla standardizzazione dei processi e sulla conformità alle linee guida istituzionali.
LA SFIDA
L’uso di strumenti disgiunti e poco integrati aumenta il rischio di errore, rallenta le tempistiche di approvazione e gestione dei finanziamenti e impedisce una visione aggregata dei progetti. Questo limita la capacità di pianificare con precisione le risorse, riduce la produttività e ostacola l’accesso a nuovi finanziamenti.
Serviva un sistema strutturato per rendere la gestione delle scadenze più efficiente, ridurre i i ritardi e migliorare l’analisi dei dati, facilitando la governance e permettendo la gestione di un numero maggiore di progetti, con conseguente crescita economica.
LA SOLUZIONE
Per rispondere a queste criticità è nato il Gestionale per la Ricerca, una soluzione end-to-end per la gestione dei progetti e dei contratti di ricerca.
Il Gestionale per la Ricerca, piattaforma SaaS completamente personalizzabile, consente di:
- Strutturare workflow autorizzativi efficienti, dalla candidatura al finanziamento.
- Monitorare in tempo reale il budget, le spese e la rendicontazione finanziaria.
- Garantire interoperabilità con i sistemi legacy esistenti, eliminando ridondanze.
- Fornire strumenti di reportistica avanzata per il controllo e l’analisi dei progetti.
- Supportare il personale amministrativo e scientifico nella gestione delle attività, riducendo il carico burocratico.
Grazie al Low Code di WebRatio Platform, la piattaforma può essere personalizzata rapidamente per adattarsi alle esigenze specifiche di ogni struttura di ricerca, con rilasci iterativi e continui miglioramenti.
I VANTAGGI
Il sistema SaaS offre vantaggi specifici a tre categorie di utenti:
- Per il personale amministrativo: rappresenta un’unica piattaforma centralizzata che semplifica la gestione di tutte le fasi del ciclo di vita dei progetti di ricerca. Dai flussi autorizzativi, ai budget previsionali, al monitoraggio delle attività fino alla gestione di fatture, finanziamenti, scadenze e approvazioni.
- Per il personale scientifico: beneficia di un sistema che permette di monitorare facilmente le richieste di partecipazione ai progetti, evitando ritardi e comunicazioni dispersive. La compilazione dei budget è standardizzata, riducendo gli errori e garantendo maggiore coerenza nei formati. Inoltre, la piattaforma consente di gestire in modo centralizzato le risorse economiche, organizzare il materiale scientifico in modo strutturato e tenere traccia delle scadenze di progetto con un sistema efficace di notifiche e promemoria.
- Per gli uffici di ricerca e governance: il software offre una visione completa e dettagliata di tutti i progetti in corso, inclusi quelli multi-dipartimentali. La categorizzazione risulta più efficiente, grazie alla possibilità di organizzare i progetti per settore di ricerca, tipologia di finanziamento e parole chiave. Inoltre, strumenti avanzati di reportistica permettono di monitorare l’andamento della ricerca attraverso indicatori personalizzati, facilitando così la governance e la pianificazione strategica.
