CASO DI SUCCESSO: Tech Style sviluppa un software gestionale su misura per Italbiotec
La digitalizzazione ha trasformato processi frammentati in un sistema integrato e scalabile, che garantisce continuità operativa, maggiore controllo e tracciabilità dei dati, con un significativo miglioramento dell’efficienza aziendale.
IL CONTESTO
Italbiotec Srl è una PMI innovativa attiva nei settori della ricerca e dell’innovazione, caratterizzata da processi articolati e da una gestione operativa ad alta intensità di dati.
Da tempo, l’azienda utilizzava Excel evoluti per la gestione delle ore lavorate e delle attività; questi strumenti, diventati progressivamente centrali per l’operatività quotidiana, avevano raggiunto un livello tale di complessità da rendere difficile l’organizzazione, il controllo e l’integrazione con altri sistemi.
Era necessario intervenire per facilitare e migliorare la gestione di queste attività.
La testimonianza di Diego Bosco, Amministratore Delegato di Italbiotec
LA SFIDA
La crescita dell’azienda ha reso necessario un cambiamento: passare da strumenti destrutturati a un sistema digitale in grado di garantire maggiore affidabilità, tracciabilità e controllo.
Le principali criticità riguardavano:
- aggiornamenti manuali frequenti e dispendiosi
- rischio di errori e incoerenze nei dati
- difficoltà nel coordinamento tra team e responsabili
- assenza di integrazione con altri sistemi aziendali
- limitata capacità di analisi e storicizzazione delle informazioni
L’obiettivo era digitalizzare i processi mantenendo continuità con le logiche operative esistenti, evitando fratture nell’adozione da parte degli utenti.
LA SOLUZIONE
Tech Style ha sviluppato un software gestionale web su misura, progettato partendo direttamente dalla struttura e dalle logiche degli strumenti già utilizzati in azienda.
Questo approccio ha permesso di trasformare un sistema complesso, ma familiare, in una piattaforma digitale strutturata, mantenendo continuità operativa e facilitandone l’adozione.
Il sistema è stato progettato come una base evolutiva, in grado di adattarsi nel tempo alle esigenze dell’azienda e supportarne la crescita.
Le principali funzionalità introdotte includono:
- inserimento delle ore lavorate tramite calendario digitale
- monitoraggio delle attività e avanzamento dei team
- gestione strutturata dei flussi di approvazione
- centralizzazione di ferie, permessi e note spese
- archiviazione documentale con storico completo
- esportazione dei dati e creazione di report consultabili nel tempo
- integrazione con sistemi esterni per automatizzare i flussi amministrativi
I VANTAGGI
Semplificazione dei processi operativi
Il passaggio da file Excel complessi a una piattaforma strutturata ha reso le attività quotidiane più fluide, riducendo la necessità di interventi manuali e migliorando l’efficienza complessiva.
Riduzione degli errori e maggiore affidabilità dei dati
L’inserimento delle informazioni in un unico posto ha eliminato incongruenze, duplicazioni e rischi legati alla gestione manuale, garantendo dati sempre coerenti e aggiornati.
Migliore coordinamento tra team
La condivisione in tempo reale delle informazioni ha facilitato la collaborazione tra reparti e responsabili, riducendo disallineamenti e colli di bottiglia.
Maggiore visibilità sulle attività e sull’avanzamento
Il monitoraggio continuo consente di avere una visione chiara dello stato dei progetti e delle attività, migliorando la capacità di controllo e intervento.
Rafforzamento della capacità di analisi
La disponibilità di dati storicizzati e report strutturati permette di valutare le performance nel tempo e supportare decisioni più consapevoli.
Integrazione dei flussi aziendali
Il collegamento con altri sistemi ha reso i processi amministrativi più fluidi, riducendo passaggi manuali e aumentando l’efficienza operativa.
Adozione rapida e continuità operativa
Il sistema, progettato partendo da logiche già familiari, ha facilitato l’utilizzo da parte degli utenti, garantendo un passaggio graduale senza interruzioni.
