L’articolo in breve
- La REM introduce uno standard europeo per le comunicazioni elettroniche certificate, conforme al regolamento eIDAS.
- La PEC continua a essere pienamente valida in Italia, mentre la REM favorisce l’interoperabilità tra i Paesi dell’Unione Europea.
- La transizione dalla PEC alla REM sarà graduale e non è prevista una sostituzione immediata.
- Le aziende possono iniziare a prepararsi con una verifica della compatibilità degli strumenti già utilizzati, come i software PEC.
- Gestipec, di Gruppo RES, è già compatibile con le caselle REM, consentendo di mantenere invariati i processi aziendali.
Negli ultimi vent’anni la Posta Elettronica Certificata (PEC) è diventata uno strumento indispensabile per aziende, professionisti e Pubbliche Amministrazioni italiane. Grazie alla PEC è possibile inviare comunicazioni con valore legale, ottenere una prova certa dell’invio e della consegna e gestire numerosi adempimenti in modalità completamente digitale.
Se però la PEC rappresenta uno standard consolidato in Italia, il panorama europeo è sempre stato più frammentato. Ogni Paese ha sviluppato sistemi differenti per garantire comunicazioni elettroniche affidabili e, nella maggior parte dei casi, questi strumenti non sono nati per dialogare tra loro.
Per favorire un mercato unico digitale, l’Unione Europea ha introdotto il Regolamento eIDAS, che definisce un insieme di servizi fiduciari comuni validi in tutti gli Stati membri. Tra questi rientra anche la Registered Electronic Mail (REM), il servizio europeo di recapito elettronico certificato.
Per le aziende che operano in più Paesi europei, o che desiderano prepararsi all’evoluzione normativa dei prossimi anni, conoscere la REM significa iniziare a comprendere come stanno cambiando le comunicazioni digitali certificate.
Indice degli argomenti
Cos’è la REM?
La Registered Electronic Mail (REM) è un servizio di recapito elettronico certificato qualificato conforme ai requisiti previsti dal regolamento europeo eIDAS.
Il suo funzionamento si basa su un principio molto semplice: offrire un sistema che consenta di dimostrare con certezza chi ha inviato una comunicazione, quando è stata trasmessa, quando è stata ricevuta e che il suo contenuto non sia stato alterato durante il trasferimento.
In altre parole, la REM garantisce:
- l’identificazione delle parti coinvolte;
- la protezione dell’integrità del messaggio;
- la tracciabilità dell’intero processo di invio;
- la produzione di evidenze elettroniche utilizzabili come prova.
Dal punto di vista dell’utilizzatore finale, l’esperienza è molto simile a quella della PEC: si invia un messaggio e si ricevono ricevute che attestano le diverse fasi della trasmissione.
La REM nasce proprio con l’obiettivo di definire uno standard comune europeo per le comunicazioni elettroniche certificate, superando la frammentazione dei sistemi nazionali e favorendo l’interoperabilità tra i diversi Stati membri. Non si tratta quindi di una semplice evoluzione tecnologica, ma di un tassello fondamentale del percorso di digitalizzazione promosso dall’Unione Europea.
REM e PEC: quali sono le differenze?
La risposta breve è semplice: la PEC e la REM svolgono funzioni simili, ma nascono in contesti normativi differenti.
La PEC è un sistema sviluppato e regolamentato in Italia, utilizzato quotidianamente per inviare comunicazioni con valore legale tra cittadini, professionisti, imprese e Pubbliche Amministrazioni.
La REM, invece, è definita dal regolamento europeo eIDAS ed è progettata per inserirsi in un contesto di interoperabilità tra gli Stati membri.
Dal punto di vista operativo, entrambe consentono di ottenere prove dell’invio e della consegna di una comunicazione. Ciò che cambia è il modello di riferimento: mentre la PEC è uno standard nazionale, la REM guarda a un ecosistema europeo più ampio.
Per questo motivo, sempre più aziende stanno iniziando a informarsi sulla REM, anche se continuano a utilizzare quotidianamente la PEC.
La REM sostituirà la PEC?
Negli ultimi anni sono circolate diverse ipotesi e anticipazioni riguardo a possibili date di sostituzione della PEC con la REM. È importante però chiarire un aspetto: non esiste oggi una data unica definita a livello europeo o nazionale nella quale tutte le caselle PEC verranno automaticamente sostituite dalla REM, anche se è ipotizzabile un’introduzione graduale nel corso dell’anno 2026
La transizione verso i servizi di recapito elettronico certificato qualificato conformi al regolamento europeo eIDAS rappresenta un percorso graduale, che coinvolge gestori, fornitori di servizi e utenti.
La PEC continua quindi ad essere pienamente utilizzata in Italia e rappresenta ancora uno strumento consolidato per le comunicazioni aventi valore legale.
La REM si inserisce invece in un processo di evoluzione verso un sistema maggiormente interoperabile a livello europeo, con particolare rilevanza per le comunicazioni tra soggetti appartenenti a diversi Stati membri.
Nel lungo periodo, la REM potrebbe rappresentare l’evoluzione naturale dei sistemi di posta certificata nazionali, favorendo un modello unico e interoperabile a livello europeo.
Per le aziende che operano in un contesto sempre più digitale e internazionale, l’adozione della REM potrà portare alcuni vantaggi importanti:
- riconoscimento a livello europeo, grazie a uno standard pensato per superare i limiti dei sistemi nazionali;
- maggiore interoperabilità nelle comunicazioni transfrontaliere, grazie a un modello progettato per facilitare gli scambi certificati tra soggetti appartenenti a diversi Paesi dell’Unione Europea;
- maggiore sicurezza e affidabilità del servizio, grazie a processi più strutturati di identificazione dei soggetti coinvolti e di protezione delle comunicazioni;
- integrazione all’interno dell’ecosistema europeo dei servizi fiduciari digitali, in linea con l’evoluzione prevista dal regolamento eIDAS.
Per le imprese italiane non si tratta quindi di un cambiamento immediato, ma di un’evoluzione progressiva alla quale è utile iniziare a prepararsi, verificando che gli strumenti già utilizzati siano pronti a supportare anche questo nuovo scenario.
È possibile utilizzare la REM con un software di gestione delle PEC?
Molte aziende hanno investito negli ultimi anni in piattaforme dedicate alla gestione della PEC, automatizzando attività come la protocollazione, l’archiviazione, la fascicolazione e la distribuzione delle comunicazioni.
L’idea di dover sostituire completamente questi strumenti per adottare la REM potrebbe rappresentare un ostacolo, soprattutto per le organizzazioni che hanno già digitalizzato i propri processi.
Tuttavia, non è sempre necessario sostituire gli strumenti già adottati.
Nel corso delle nostre verifiche abbiamo infatti testato l’utilizzo di caselle REM all’interno di Gestipec, la soluzione sviluppata da Gruppo RES per la gestione centralizzata delle PEC aziendali.
L’esito dei test è stato positivo: le principali funzionalità risultano pienamente operative anche con caselle REM, consentendo di mantenere invariati i processi di gestione già adottati dall’organizzazione. Questo significa che le aziende possono iniziare a utilizzare la REM continuando a operare all’interno di un ambiente già conosciuto dagli utenti, senza dover ripensare i flussi di lavoro.
Conclusioni
La REM rappresenta un passo importante verso un sistema di comunicazioni digitali certificato e condiviso a livello europeo.
Pur condividendo molte caratteristiche con la PEC, la REM nasce con l’obiettivo di favorire l’interoperabilità tra gli Stati membri e di accompagnare l’evoluzione dei servizi fiduciari previsti dal regolamento eIDAS.
Per le aziende non si tratta soltanto di conoscere una nuova tecnologia, ma di comprendere come stanno evolvendo le comunicazioni certificate e verificare che gli strumenti già utilizzati siano pronti ad accompagnare questa trasformazione.
Le verifiche effettuate da Gruppo RES confermano che Gestipec è già compatibile con le caselle REM, permettendo alle organizzazioni di affrontare questa evoluzione senza modificare i propri flussi operativi.