Audit e tracciabilità: tutti i requisiti per una gestione sicura delle PEC

L’articolo in breve

La gestione della Posta Elettronica Certificata (PEC) riveste un ruolo importante nella Pubblica Amministrazione e in tutti quei contesti aziendali dove trasparenza, integrità e tutela dei dati rappresentano una priorità. In un ecosistema sempre più digitale, le comunicazioni ufficiali e legali veicolate tramite PEC devono essere non solo affidabili, ma anche pienamente conformi alle normative in vigore.

In questo articolo esploriamo come garantire la tracciabilità, la sicurezza e l’aderenza ai requisiti legali e operativi, per una gestione della PEC all’altezza delle aspettative istituzionali e aziendali.

Cosa si intende per tracciabilità nella gestione delle PEC? 

Garantire la tracciabilità nella gestione delle PEC significa registrare in modo chiaro, completo e non modificabile ogni operazione compiuta su un messaggio: dalla ricezione all’apertura, fino all’inoltro, alla risposta o all’archiviazione. Questo non solo permette di avere un controllo totale su ogni comunicazione, ma è anche un requisito fondamentale per rispondere alle normative che impongono la documentazione delle azioni svolte sui dati sensibili. 

Le informazioni necessarie per avere un quadro completo sulla tracciabilità comprendono: 

• Identificazione dell’autore e dell’azione: ogni operazione deve essere documentata; dunque, si deve registrare chi ha ricevuto e letto la PEC, chi ha inoltrato il messaggio o l’ha modificato. 
• Tempo e data: è necessario registrare l’ora e la data di ogni azione, per avere una cronologia precisa delle attività. 
• Archiviazione e integrità: la posizione di archiviazione e le eventuali modifiche devono essere tracciabili, così da garantire che il contenuto non sia stato alterato in modo fraudolento. 

 

Perché è importante garantire tracciabilità e audit delle PEC?

La gestione sicura delle PEC è essenziale per molteplici motivi, tra cui la protezione della privacy, la trasparenza aziendale e la conformità legale. Alcune norme hanno il compito di regolare proprio questo aspetto.  

A livello internazionale, lo standard ISO 27001, una norma per la sicurezza e la gestione delle informazioni, stabilisce che i sistemi di gestione debbano includere funzionalità di monitoraggio e tracciamento per garantire che i dati sensibili siano trattati in modo sicuro e conforme.  Anche se non cita esplicitamente le PEC, l’ISO 27001 stabilisce un quadro di riferimento che può essere applicato anche alla gestione di questa tipologia di comunicazione. In particolare, la norma richiede l’implementazione di controlli per garantire la riservatezza, l’integrità e la disponibilità delle informazioni, nonché la tracciabilità delle operazioni effettuate sui dati. Questi controlli possono includere la registrazione degli accessi, la gestione dei log e l’adozione di misure per prevenire accessi non autorizzati, tutti aspetti rilevanti per una gestione sicura delle PEC. 

A livello europeo, sulla materia interviene il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), il quale impone che le organizzazioni trattino i dati in modo trasparente, che li proteggano da accessi non autorizzati e li conservino in modo sicuro.  

In ambito nazionale, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) interviene con le Linee Guida per la vigilanza sui gestori PEC, che non si rivolgono direttamente alle aziende utilizzatrici, ma ai gestori del servizio PEC (come Aruba, Poste Italiane, etc.). Queste linee guida definiscono i requisiti minimi che i gestori devono rispettare in termini di sicurezza, conservazione dei log e interoperabilità. L’obiettivo è garantire l’affidabilità e la conformità tecnica del servizio PEC, affinché anche le organizzazioni che lo utilizzano possano operare in un contesto conforme alla normativa. 

Infine, secondo il Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n.68, le comunicazioni inviate tramite PEC hanno valore legale pari a quelle inviate tramite raccomandata con ricevuta di ritorno. Dunque, esse vengono spesso utilizzate per inviare comunicazioni ufficiali e documenti legali, ma nel caso in cui non venissero gestite correttamente, potrebbero causare problematiche legali, come ad esempio la perdita di prove, la non corretta archiviazione o l’inoltro di comunicazioni sbagliate.

La tracciabilità completa assicura quindi che le informazioni siano accessibili e verificabili in ogni momento, evitando conseguenze legali. 

 

Come garantire audit e tracciabilità? 

Per garantire una gestione sicura e trasparente delle PEC, è fondamentale dotarsi di strumenti tecnologici avanzati che consentano una registrazione precisa e immutabile di ogni operazione. Le caratteristiche principali di una piattaforma di gestione PEC che rispetti i requisiti di audit e tracciabilità includono: 

• Gestione puntuale dei log e monitoraggio continuo: ogni evento relativo alla PEC deve essere registrato in log che non possano essere alterati o cancellati retroattivamente. Questo garantisce che ogni operazione possa essere tracciata e verificata senza rischio di manipolazione.  
• Audit interni e controlli rapidi: una piattaforma di gestione PEC deve consentire audit interni facili da effettuare, grazie a strumenti di monitoraggio avanzato. Gli audit devono permettere di verificare l’integrità e la sicurezza delle comunicazioni in qualsiasi momento, identificando e correggendo tempestivamente eventuali discrepanze. 

 

Gestipec: il software perfetto per la gestione sicura e trasparente delle PEC 

Per soddisfare questi requisiti, RES ha sviluppato Gestipec, una piattaforma avanzata e sicura che permette di centralizzare, monitorare e automatizzare il flusso delle PEC aziendali, garantendo piena conformità alle normative di sicurezza e privacy. Gestipec offre diverse funzionalità chiave per migliorare la gestione delle PEC. 

• La soluzione gestisce automaticamente l’invio di PEC in grandi volumi, riducendo i rischi di errore umano. La piattaforma supporta l’instradamento automatico delle comunicazioni, così che ogni messaggio venga smistato al reparto o persona giusta, in base ai criteri predefiniti. 
• Ogni operazione su una PEC viene registrata in log puntuali, con una traccia dettagliata di tutte le azioni eseguite. Questi log possono essere utilizzati per rispondere a richieste di audit interni o esterni e per garantire la trasparenza e l’affidabilità delle comunicazioni. 

Con Gestipec, le aziende possono essere certe di gestire le loro comunicazioni PEC in modo sicuro, trasparente e conforme alle normative, riducendo i rischi legali e migliorando l’efficienza operativa.